Con la publicación de la nueva Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, y dentro de las obligaciones que trae consigo en relación a que cierto tipo de entidades dispongan de un Canal de Denuncias, aparece una figura relevante dentro de un Sistema Interno de Información, el Responsable del Sistema.
El “Responsable del Sistema”, en términos de la citada ley y de una forma resumida, será el encargado de gestionar el Canal de Denuncias en su totalidad, erigiéndose como el eje central al rededor del cual el Sistema Interno de Información debe girar.
Régimen jurídico del Responsable del Sistema del Canal De Denuncia
En lo referente al nombramiento y al cese del Responsable del Sistema, será el órgano de administración u órgano de gobierno de cada entidad u organismo obligado a disponer de un Sistema Interno de Información, quien establecerá el régimen de designación y destitución de esta figura del Responsable del Sistema del Canal de Denuncia.
En cuanto a quien puede encarnar la figura del Responsable del Sistema, la Ley posibilita las siguientes opciones:
- Responsable del Sistema persona Física.
- Responsable del Sistema como órgano colegiado. En este supuesto, el órgano deberá delegar en uno de sus miembros las facultades de gestión del Sistema interno de información y de tramitación de expedientes de investigación.
Además, para las entidades correspondientes al sector privado, ya se haya optado por un órgano colegiado con la delegación en uno de sus miembros de las facultades de gestión u tramitación de las comunicaciones, o por la designación de una sola persona física, será un directivo de la entidad quien ejercerá su cargo, el cual desempeñará su cargo con total independencia del órgano de administración o gobierno. Este apartado es muy interesante, pues se persigue el dar una independencia y una garantía de gestión y tramitación de las comunicaciones recibidas a través del Canal de Denuncia.
En los Grupos de Sociedades obligados por ley a disponer de un Canal de Denuncia, la figura del Responsable del Sistema del Canal de Denuncia podrá ser:
- Uno para todo el grupo de sociedades.
- Uno para cada sociedad integrante del grupo, subgrupo o conjunto de sociedades.
En todo caso, se permite el intercambio de información entre los diferentes Responsables del Sistema del grupo, si los hubiera, para la adecuada coordinación y el mejor desempeño de sus funciones. Si quieres, puedes ampliar información leyendo nuestro post sobre la obligatoriedad del Canal de Denuncias para los grupos empresariales.
En lo referente a cómo debe desempeñarse la labor por el Responsable del Sistema, la ley exige la tramitación diligente a la hora de llevar a cabo el procedimiento de gestión de las informaciones.
En el caso de que la entidad u organismo ya contara en la actualidad con personal responsable en materia de cumplimiento normativo o en materia de políticas de integridad (responsable de Compliance, responsable de cumplimiento normativo etc…), esta misma persona podrá designarse como Responsable del Sistema, adaptando sus labores a los requisitos marcados legalmente.
Por último y no menos importante, la Ley establece una obligación referente al nombramiento y al cese del Responsable del Sistema pues tanto el nombramiento como el cese de la persona física individualmente designada, así como de las integrantes del órgano colegiado deberán ser notificados a la Autoridad Independiente de Protección del Informante, A.A.I., o, en su caso, a las autoridades u órganos competentes de las comunidades autónomas, en el ámbito de sus respectivas competencias, en el plazo de los diez días hábiles siguientes, especificando, en el caso de su cese, las razones que han justificado el mismo.
Hay que tener presente que, la regulación que la Ley hace respecto al Responsable del Sistema de un Canal de Denuncias, deberá ser tenida como una norma de mínimos que podrá ser mejorada y desarrollada por cada entidad en la medida que se desee y necesite.
