La obligación actual para cierto tipo de entidades, empresas u organismos de disponer de un sistema de información interno puede llegar a ser entendida por los sujetos obligados a su implantación como un requisito carente de formalidad, y nada más lejos de la realidad.
Caer en la tentación de, cumplir a través de cualquier medio con la obligación legal de contar con un Canal de Denuncia, no solo es un error en sí mismo por no atender a los requisitos marcados legalmente, sino que vacía de todo propósito y contenido la finalidad de la ley, pues el Canal de Denuncia se debe erigir, no como una herramienta, sino como un sistema interconectado con todos los departamentos de la empresa, a través del cual canalizar y gestionar las comunicaciones que los usuarios realicen por él.
Es importante no olvidar que, el legislador a través de la Ley 2/2023, reguladora de la protección de las personas que informan sobre infracciones normativas y de lucha contra el fraude, ha impuesto no solo la obligatoriedad de establecer un Canal de Denuncia a ciertas entidades, sino que también ha sentado las bases para garantizar una protección a las personas que, haciendo uso de un Canal de Denuncia, y dentro de un contexto laboral o profesional, tomen la iniciativa de comunicar infracciones penales o Administrativas por acciones u omisiones.
Así, un Canal de Denuncias debe estar diseñado para gestionar de forma segura las comunicaciones realizadas a través de él, y debe contener garantías de confidencialidad, tanto de la identidad del denunciante como de las actuaciones de que se desarrollen con motivo de la investigación de las denuncias.
En la actualidad, multitud de organizaciones, entidades, empresas, asociaciones, colegios profesionales, ayuntamientos etc… disponen de un correo electrónico o email a través del cual canalizan las denuncias de acciones u omisiones constitutivas de posibles delitos. Este tipo de vías de comunicación, implantadas como herramientas al servicio del cumplimiento normativo y carentes de unos mecanismos y una regulación concreta, no garantizan a sus usuarios el cumplir con los requisitos marcados por la Ley 2/2023 aludida. Si quieres conocer realmente qué es considerado un canal de denuncias y que no, te recomendamos leer este post.
En cuanto a la seguridad de los datos se refiere, las direcciones de correo electrónico o emails, son excesivamente frágiles pudiendo ser amenazados desde dos vertientes, amenazadas en el propio tránsito y amenazados en la propia bandeja de entrada. Esta posibilidad de falla de seguridad, hace entender que un email o un correo electrónico sea una vía muy vulnerable, pues no olvidemos que los datos comunicados a través de un Canal de Denuncias incorporan siempre y en todo caso información confidencial o sensible.
Otro punto importante en cuanto a la seguridad se refiere, es la exposición a software malicioso a que el Responsable del Sistema, y por ende la empresa o entidad, se puede ver expuesta, pues un Canal de Denuncias dirigido íntegramente a través de un email puede ser atacado por archivos con contenido mal intencionado, poniendo en riesgo no solo el contenido transmitido a través del propio medio, sino la información de toda la empresa o entidad. Conoce más información sobre quién debe gestionar el canal de denuncias en este post.
Uno de los defectos con los que nos encontramos a la hora de utilizar una dirección de email como Canal de Denuncias, es que reducimos a la mínima expresión e imposibilitamos la realización de las denuncias anónimas. La norma manifiesta claramente que los canales de denuncia deben permitir la presentación y posterior tramitación de comunicaciones anónimas.
No solo la inseguridad digital que ofrece un Canal de Denuncias gestionado a través de una dirección de correo es un grave problema, sino que también lo es la imposibilidad que este nos da a la hora de llevar a cabo el procedimiento de gestión de las informaciones.
El contar con un Canal de Denuncias que garantice una correcta gestión de las denuncias, la posibilidad de cumplir y hacer un seguimiento de los plazos marcados legalmente dentro del procedimiento de gestión, que sea capaz de comunicar los acuses de recibo al informante a que la ley obliga o que otorgue la posibilidad de llevar un control y un libro-registro de todo lo actuado en materia de denuncias, no es solo una ventaja a la hora de tramitar las denuncias, se trata de una garantía de cumplimiento con la ley.
Con todo lo expuesto, un buen canal de denuncia debe ser una herramienta capaz de contener de manera segura todas las exigencias que nos marca la ley, permitiéndonos de manera practica y sencilla cumplir con todos los procedimientos indispensable con el menor riesgo posible de error. Te recomendamos ampliar información leyendo nuestro post de cómo implementar un canal de denuncias para que lo hagas de manera correcta.
